대기업에서는 급여 관련 증빙 서류가 많다. 급여 명세서, 원천징수 영수증, 4대보험 납입 확인서 등. 이런 서류를 효율적으로 관리하기 위해 바코드 시스템을 도입한 경험을 공유한다. 바코드 생성기로 만든 바코드를 서류에 인쇄해서 스캔으로 검색한다.
바코드 종류 선택
문서 관리에는 Code128이나 QR코드가 적합하다. Code128은 1D 바코드로 스캐너 호환성이 좋고, QR코드는 더 많은 정보를 담을 수 있다.
무료입장.kr/barcode-generator에서 다양한 형식의 바코드를 생성할 수 있다.
문서 ID 체계
각 문서에 고유 ID를 부여하고 이를 바코드로 인코딩한다. 예: SAL-2026-02-EMP001-001 형식이면 2026년 2월 직원 EMP001의 첫 번째 문서라는 뜻이다.
function generateDocumentId(type, year, month, employeeId, seq) { return type + "-" + year + "-" + month.padStart(2, "0") + "-" + employeeId + "-" + seq.toString().padStart(3, "0"); }
문서 스캔 워크플로
종이 서류가 들어오면 바코드를 스캔해서 자동으로 해당 직원 폴더에 저장한다. OCR과 결합하면 문서 내용도 추출할 수 있다. 바코드 생성과 스캔 시스템이 연동되어 있어야 한다.
보관 기간 관리
급여 관련 서류는 법적으로 5년간 보관해야 한다. 바코드에 생성일이 포함되어 있으면 보관 기간 만료 문서를 자동으로 추출해서 폐기 절차를 진행할 수 있다.
감사 대응
세무 감사나 노동청 점검 시 특정 직원의 특정 기간 문서를 빠르게 찾아야 한다. 바코드 시스템이 있으면 검색이 수 초 내에 가능하다.
디지털 전환
궁극적으로는 종이 없는 급여 시스템이 목표다. 전자 서명, 전자 문서로 대체하면 바코드 스캔 없이 시스템에서 바로 조회된다.
마치며
바코드는 물리적 문서와 디지털 시스템을 연결하는 다리 역할을 한다. 바코드가 필요하면 온라인 바코드 생성기를 활용해보자.